یافتن و رزرو اقامتگاه یکی از گام‌های اولیه و مهم در هنگام سفر است که پیش از راهی شدن باید آن را انجام داد. شاید عجیب به نظر برسد اما بخش عظیمی از دعاوی بین میهمانان و جامعه هتلداران به قوانین رزرو اتاق در هتل و عدم آگاهی طرفین از این قوانین مربوط می‌شود. اگر شما نیز نمی‌خواهید که چنین مشکلاتی در سفر برایتان ایجاد شود در این مقاله با کیش میزبان همراه باشید تا با شرایط و قوانین رزرو اتاق در هتل آشنا شوید.
توجه: این قوانین به صورت کلی برای تمامی هتل های کشور می باشد و ممکن است یک یا تمامی قوانین گفته شده در اینجا توسط هتل‌های مختلف مخصوصا هتل‌های کیش متفاوت باشد. همچنین قوانین آژانس‌های مسافرتی از جمله کیش میزبان ممکن است با قواین درج شده در اینجا متفاوت باشد.
رزرو اتاق در هتل چه قوانینی دارد؟
رزرو اتاق در هتل و کنسل کردن آن قوانین و شرایطی دارد که این ضوابط در ماده 25 آیین‌نامه ایجاد، تکمیل، اصلاح، درجه‌بندی و نرخ‌گذاری و نظارت بر اماکن گردشگری بیان شده است. رعایت این شیوه‌نامه و آگاهی از آن سبب افزایش رضایت مشتریان، حمایت از گردشگری و توسعه این حوزه شده و نقش بسزایی در کاهش اختلافات بین مشتریان و هتلداران دارد، لذا در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت.
شرایط عمومی
- پس از اقدام برای رزرو اتاق و استعلام قیمت، متقاضی رزرو باید ظرف زمان مشخص شده هزینه آن را به حساب بانکی اعلام شده واریز نماید و مستندات آن را برای ثبت رزرو به واحد اقامتی ارسال کند.
- واحد اقامتی موظف است تایید یا عدم تایید درخواست متقاضی را در حداکثر 48 ساعت به متقاضی اعلام نماید.
- رزرو متقاضی هنگامی قطعی خواهد بود که توسط واحد اقامتی تایید شود و تمامی شرایط و اطلاعات میهمان مانند اطلاعات هویتی، زمان پذیرش، مشخصات مسئول پذیرش و هزینه رزرو با احتساب عوارض مربوطه باید در برگه رزرواسیون ذکر شود.
- رزرو اتاق حتما باید با نام میهمان انجام گیرد و نمی‌توان آن را انتقال داد. همچنین رزروهای بدون پیش پرداخت و تاییدنامه اعتباری ندارند.
- در تمامی هتل‌ها اقامت برای کودکان کمتر از دو سال رایگان میباشد و برای اقامت نباید هزینه‌ای دریافت شود، همچنین برای سنین بین 2تا 12 سال اگر از سرویس اضافه استفاده نشود هزینه اقامت نیم‌بها میباشد و برای سنین بالاتر هزینه کامل دریافت می‌گردد.
- تحویل اتاق‌ها در هتل راس ساعت 14 و مهلت تخلیه اتاق نیز حداکثر تا ساعت 12 میباشد.
- ارائه برگه تایید رزرو به پذیرش در هنگام ورود به هتل الزامی است. همچنین میهمان برای احراز هویت باید مدارک شناسایی خود را به پذیرش ارائه دهد و پذیرش هتل نیز پس از تایید مدارک آنها را بازگرداند.
تبصره: برای میهمانانی که از دفاتر خدمات گردشگری در هتل پذیرش می‌شوند، باید مبلغی بعنوان ضمانت و جبران خسارات احتمالی و خدمات اضافه توسط دفتر مسئول پرداخت گردد و واحد اقامتی نباید مدارک هویتی میهمانان تور را به ودیعه نگه‌دارد.
- در صورتیکه میهمان در زمان مقرر در واحد اقامتی حضور نداشته باشد هیچگونه عذری اعم از تاخیر در برنامه و یا حرکت وسیله نقلیه پذیرفته نمی‌باشد و رزرو او باطل می‌گردد.
اقامت در شرایط بحرانی
- در صورت وقوع شرایط خاصی که از کنترل و اراده طرفین خارج باشد رزرو میهمان لغو شود واحد اقامتی موظف است هزینه دریافتی را بطور کامل مسترد نماید.
- در صورتیکه رزرو میهمان تایید شده و واریز وجه صورت گرفته باشد اما به دلایلی (به استثنای بلایای طبیعی و دلایل امنیتی و حوادث غیرقابل کنترل) واحد اقامتی نتواند اتاق را در اختیار میهمان قرار دهد، باید اتاقی مشابه اتاق رزرو شده با قیمت مشابه را برای میهمان فراهم کند، در غیر اینصورت علاوه بر استرداد کامل هزینه باید جریمه‌ای برابر 100 درصد هزینه اقامت یک شب را به میهمان بپردازد.
- اگر میهمان تقاضای تغییر زمان و یا لغو رزرو را داشته باشد باید کتبا به هتل اطلاع داده تا تایید واحد انجام گیرد. تغییر زمان در صورتی که اتاق قبلا توسط میهمان دیگری رزرو نشده باشد تا 15 روز پیش از تاریخ رزرو شده رایگان میباشد در غیر اینصورت رزرو قبلی میهمان باطل شده و باید در تاریخ جدید مجددا اتاق را رزرو نماید.
شرایط اختصاصی رزرو انفرادی
- تمدید اقامت میهمان تنها در صورت موافقت واحد اقامتی امکان‌پذیر میباشد.
- در صورت ورود میهمان پیش از ساعت 6صبح هزینه یک شب اقامت کامل و پس از آن 50 درصد از هزینه کامل اقامت یک شب از وی دریافت می‌شود ، همچنین در صورت افزایش زمان اقامت تا ساعت 18 ، 50 درصد و پس از آن هزینه یک شب محاسبه می‌گردد.
- در صورت عدم مراجعه میهمان در زمان مقرر و اطلاع ندادن به هتل، تا یک شب واحد رزرو شده نگه داشته می‌شود و پس از آن رزرو باطل می‌گردد و هزینه یک شب از مبلغ پیش پرداخت کسر می‌شود. این هزینه با توافق طرفین می‌تواند متغیر باشد.
شرایط رزرو گروهی توسط دفاتر خدمات گردشگری
- میهمانان باید معرفی‌نامه و یا تاییدیه مهر و امضا شده توسط دفتر مربوطه را به واحد اقامتی ارائه نمایند.
- دفاتر ارائه خدمات گردشگری باید در واچر ارسالی به هتل، اطلاعات کامل شامل تاریخ ورود/ خروج میهمانان، اطلاعات هویتی آنها، مشخصات اتاق‌ها، نوع پذیرایی و هزینه‌های قابل پرداخت را مشخص نمایند.
- در صورتیکه دفتر خدمات گردشگری اتاق‌هایی بیش از تعداد توافق‌شده درخواست نماید باید مراتب کتبی را اعلام نموده و تاییدیه واحد اقامتی را دریافت کند.
- هزینه پیش‌پرداخت اتاق در تورهای مسافرتی طبق توافق کتبی بین طرفین تعیین می‌شود و در صورتیکه توافقی صورت نگرفته باشد دفتر خدمات گردشگری باید نصف هزینه اقامت یک شب اتاق‌ها را هنگام رزرو و باقی هزینه را ظرف 48ساعت پیش از ورود میهمان پرداخت نماید. در صورت عدم تسویه مبلغ رزرو انجام شده باطل می‌گردد.
شرایط ابطال رزرو
در صورت رزرو اتاق از طریق تور، هزینه لغو آن بنا به توافق مکتوب طرفین و ثبت شده در برگه تاییدیه انجام می‌گیرد و در صورتی که توافقی ذکر نشده باشد میزان خسارت هر اتاق به شرح زیر میباشد:
الف) درصورت ابطال رزرو در 20روز قبل از موعد مقرر هیچ جریمه‌ای از میهمان دریافت نخواهد شد.
ب) در فاصله 11تا20 روز پیش از ورود میهمان اگر رزرو باطل شود 20درصد از هزینه اقامت یک شب خسارت دریافت می‌شود.
ج) خسارت ابطال رزرو در 6تا10 روز پیش از ورود میهمان 30درصد هزینه اقامت یک شب است.
د) در صورت لغو رزرو از 48 ساعت تا 5 روز پیش از ورود، خسارت پرداختی 50درصد هزینه اقامت یک شب است.
ه) ابطال رزرو در 48ساعت قبل از ورود، 70درصد هزینه اقامت یک شب بعنوان خسارت دریافت می‌شود.
تبصره 1: به جز موارد توافق شده، اگر میهمان به هر دلیلی رزرو خود را لغو نماید هزینه یک شب اقامت را برای هر اتاق باید پرداخت نماید.
تبصره 2: در صورت کاهش تعداد اتاق‌ها توسط دفتر خدمات گردشگری در 48 ساعت پیش از ورود میهمان جریمه‌ای ندارد.
خواندن این محتواها پیشنهاد می‌شود:
